Élaborer le planning de son personnel en restauration n’est pas une mince affaire. Il faut d’abord estimer ses besoins en ressource humaine, prendre en compte les spécificités de chaque contrat de travail et adapter le planning en fonction du niveau d’activité de son restaurant. Dans un secteur qui subit d’importants turnovers, mieux vaut anticiper au maximum afin d’avoir un planning de référence clair et bien structuré. Comment faire un planning en restauration ? Quelles sont les règles ? Les délais ? On vous dit tout sur l’élaboration et la gestion des plannings en restauration.
1. Planning de travail : définir les postes stratégiques dans votre restaurant
Avant de vous lancer dans l’élaboration du planning de travail, il est important de dresser une liste des postes indispensables pour faire tourner votre restaurant. Demandez-vous combien de personnes vous avez besoin ? Quelles compétences recherchez-vous ?
Parmi les postes de travail stratégiques, on peut retrouver :
- les cuisiniers,
- les aide-cuisiniers,
- les plongeurs,
- les serveurs,
- les barmaids,
- les livreurs,
- le gérant,
- Etc.
L’objectif de cette étape est de réussir à avoir une vision claire des ressources humaines dont vous avez besoin, du nombre d’heures et des compétences nécessaires pour accomplir toutes les tâches quotidiennes.
Vos employés doivent être en nombre suffisant pour effectuer toutes les tâches nécessaires au fonctionnement du restaurant : la préparation des plats, l’entretien de la cuisine, le nettoyage de la cuisine et de la salle, l'accueil des clients, la prise des commandes, le service en salle, l’encaissement, la gestion des stocks, l’inventaire, la réception des livraisons... Vous devez estimer le besoin en main-d’œuvre de manière optimale, en prenant en compte plusieurs facteurs : la capacité d’accueil de votre restaurant, les périodes d’affluence hebdomadaire (le midi en semaine, les soirs en week-ends), la saison…
2. S’informer sur les règles relatives aux contrats de vos employés (CDD, CDI, extra...)
Il existe différents contrats en restauration : CDI, CDD, saisonnier, extra, apprentissage… Il faut que le planning respecte les dispositions légales relatives à chaque contrat de travail, notamment concernant les temps de travail et le temps de repos. Voici les principales différences en termes de congés payés et de repos entre les contrats à durée déterminée (CDD), les contrats à durée indéterminée (CDI) et les contrats saisonniers selon le Code du travail.
Concernant les congés payés :
- les salariés en CDI ont droit à un minimum de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit un total de 30 jours ouvrables de congés payés par an (ou 25 jours ouvrés),
- les salariés en CDD ont droit à des congés payés calculés en fonction du nombre de jours travaillés, soit 10% de la rémunération brute totale perçue pendant le contrat, versée à la fin du contrat,
- les salariés saisonniers ont également droit à des congés payés calculés en fonction du nombre de jours travaillés, soit 10% de la rémunération brute totale perçue pendant le contrat, versée à la fin du contrat.
Le planning de travail doit également faire apparaître les repos hebdomadaires, qui varient également selon le type de contrat :
- les salariés en CDI ont droit à un jour de repos par semaine,
- les salariés en CDD ont également droit à un jour de repos hebdomadaire, mais celui-ci peut être fixé par l'employeur en fonction des besoins du restaurant,
- les salariés saisonniers ont également droit à un jour de repos hebdomadaire, mais celui-ci peut être différé et compensé en fonction de l'activité de l'entreprise.
Toutes ces règles peuvent varier en fonction de la convention collective dont dépend votre restaurant. Certains salariés peuvent bénéficier de congés payés ou jours de repos supplémentaires en fonction de leur ancienneté ou de leur situation personnelle par exemple.
De la même manière, les contrats à temps plein n’ont pas les mêmes règles que les contrats à temps partiels. Les employés à temps partiel ont souvent les mêmes droits que les employés à temps plein, tels que les congés payés et les jours fériés, mais ces droits sont calculés en fonction du nombre d'heures travaillées.
👉 Pour aller plus loin : Tout savoir sur les congés payés dans la restauration
3. Prendre connaissance des règles applicables avec la Convention collective HCR
Qui est concerné par la Convention collective HCR ?
La convention collective HCR (hôtels, cafés, restaurants) concerne : les hôtels avec restaurant, les hôtels de tourisme sans restaurant, les restaurants de type traditionnel, les bars tabacs, les débits de boissons, les traiteurs. Tous les salariés qui travaillent dans ces établissements sont concernés par les dispositions prévues dans la convention HCR.
Concernant les horaires de travail à prendre en compte lors de l’élaboration du planning horaire, l’article 6 de l’Avenant n° 1 du 13 juillet 2004, relatif à la durée et à l'aménagement du temps de travail, prévoit plusieurs obligations pour l’employeur.
Quelles sont les obligations concernant les horaires de travail ?
La durée de présence journalière
Elle ne peut être supérieure aux durées maximales suivantes (heures supplémentaires comprises) :
- cuisinier : 11 heures
- autre personnel : 11 heures 30 minutes
- personnel de réception : 12 heures
La durée maximale hebdomadaire
- moyenne sur 12 semaines : 48 heures (46 heures pour les entreprises à 37 heures)
- absolue : 52 heures (50 heures pour les entreprises à 37 heures)
👉 Pour aller plus loin : Quel est le temps légal de travail en restauration ?
Quel est le délai légal pour afficher le planning de travail ?
Selon l’Article 5 de l’Avenant du 29 septembre 2014 de la Convention HCR, l’employeur doit informer les salariés par tous les moyens à sa disposition (notamment l’affichage), des jours travaillés et du planning prévisionnel de travail au moins 15 jours à l’avance.
Quel est le délai légal pour faire un changement de planning ?
Selon l’Article D3171-5 , en cas de changement de planning ou d’horaire de travail, vous devez prévenir vos employés en respectant le délai de 7 jours prévu par l'article L. 3121-47 ou le délai prévu par la convention collective de travail mentionné à l'article L. 3121-44.
4. Planifier des horaires clairs pour chacun de vos employés
Il est essentiel que le planning du personnel de votre restaurant soit clair, organisé et structuré, tout en garantissant une équité entre vos employés. L'important est de prévoir les changements à l'avance et d'informer votre personnel le plus tôt possible, au minimum une semaine à l'avance. Tous vos employés doivent être au clair avec leur planning de travail, et vous devez vous montrer disponible s’ils ont un doute ou une question.
Il est aussi de vôtre intérêt de prévoir un planning qui répond aux besoins de votre établissement, mais également à ceux de vos employés. Les contraintes et les indisponibilités de vos employés doivent être prises en compte lors de la création et la gestion des plannings de travail. Un bon planning du personnel doit conjuguer à la fois adaptabilité et bien-être au travail, pour vous assurer de garder vos employés le plus longtemps possible.
Selon l’article L3171-1 du Code du travail, le planning doit faire apparaître les informations suivantes :
- les heures auxquelles chaque employé commence le travail,
- les heures auxquelles chaque employé finit le travail,
- les heures et la durée des repos.
Le planning doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux variations d’activité et aux imprévus, inhérents au secteur de la restauration.
Un salarié peut-il refuser son planning ou un changement de planning ?
Le salarié est en droit de refuser son planning ou un changement, sous certaines conditions :
- lorsque ses horaires ne sont pas définis dans son contrat de travail,
- si le changement n'est pas compatible avec des obligations familiales, avec le suivi d'un enseignement scolaire ou supérieur, avec activité professionnelle chez un autre employeur ou avec une activité professionnelle non salariée.
Dans ces cas-là, le refus de l’employé d’accepter ce changement ne constitue pas une faute ou un motif de licenciement (Article L3123-24 du Code du travail).
5. Élaborer des fiches de poste claires
Pour chaque poste, vous devez rédiger une fiche de poste précise.
Celle-ci doit mentionner les informations suivantes :
- le titre du poste,
- les missions principales,
- les activités liées, les tâches à accomplir,
- les compétences requises,
- les conditions de travail : horaires, contraintes, etc.
- les obligations de l’employé.
Une fois la fiche de poste réalisée, vous vous rendrez compte du temps nécessaire pour accomplir toutes ces missions et estimer la charge de travail qui en découle. Vous saurez le type de contrat nécessaire (CDI, CDD, saisonnier, extra,…) et le nombre d’heures journalier et hebdomadaire pour chaque fiche de poste (temps complet, temps partiel,...). Il est important de créer des fiches de poste claires et concises pour chaque fonction afin que chaque membre du personnel sache exactement ce qu’il doit faire pendant son temps de travail.
6. Anticiper ses besoins en personnel
Le mot d’ordre est : anticipation. Prévoyez les congés à l’avance, afin d’avoir une vision claire du planning sur les mois à venir. Le milieu de la restauration étant assez difficile (travail le soir, les week-ends, horaires décalés, coupures, etc.), il est sujet à un turnover important.
Anticipez au maximum vos besoins en personnel selon tous les paramètres :
- les périodes d’affluence,
- le niveau d’activité selon la saison,
- la capacité d’accueil en salle,
- le développement potentiel de votre restaurant,
- les turnovers,
- les congés payés,
- les jours fériés.
👉 Pour aller plus loin : Semaine de 4 jours : solution miracle pour la restauration ?
7. Utiliser un logiciel de gestion de planning restaurant
Aujourd'hui, il existe beaucoup de logiciels de gestion de planning pour optimiser l'organisation des équipes.
Les avantages d'un logiciel de planning :
- meilleure organisation de la rotation des équipes,
- service plus efficace,
- limiter les erreurs humaines.
Mais ce qui peut faire la différence, c'est un logiciel de gestion de planning performant couplé à un logiciel de caisse.
Par exemple, avec Combo, logiciel de planning synchronisé à la caisse Innovorder, vous pouvez adapter vos plannings de travail en fonction de l'activité de votre restaurant. Cet outil permet par exemple d'automatiser les paies et les ratios de productivité. Vous passez moins de temps à faire les plannings et plus de temps directement sur le terrain.
Avec le planning optimisé, développez une stratégie managériale efficace afin d’atteindre facilement vos objectifs :
- pilotez vos points de vente et suivez la productivité où que vous soyez à distance,
- gérez le planning du personnel où que vous soyez,
- créez vos plannings de travail plus simplement avec le suivi de vos ventes,
- adaptez votre stratégie grâce à une masse salariale sous contrôle,
- passez moins de temps à élaborer vos plannings de travail et consacrez plus de temps à vos équipes.
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