Le moment est venu de vous équiper d’un système de caisse enregistreuse ou de remplacer la solution pour laquelle vous aviez opté dans le passé ? En plus d’être performante et adaptée à vos attentes, celle-ci doit avant tout être conforme à la loi. Elle doit donc être certifiée par l’éditeur de logiciel lui-même ou, encore mieux, répondre à la norme NF525.
Pas besoin de froncer les sourcils. A la fin de cet article, cette certification gouvernementale n’aura plus de secrets pour vous !
1. Caisse enregistreuse au restaurant : quelles sont les obligations légales ?
La loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015, et plus précisément l’Article 88 de la loi dite « anti fraude à la TVA », pose le cadre légal et réglementaire s’appliquant aux systèmes de caisses enregistreuses. En tant que restaurateur, vous n’êtes en aucun cas tenu de vous équiper d’une caisse, mais si tel est le cas, celui-ci devra être conforme à cette loi, et ce, depuis le 1er février 2018.
Cette loi oblige chaque professionnel détenteur d’une caisse enregistreuse et assujetti à la TVA à se procurer une certification de conformité. Celle-ci peut prendre deux formes différentes.
La première, et sans aucun doute la plus simple et la plus efficace, est la certification NF525. Avant d’être une norme, NF est avant tout une marque possédée par le groupe AFNOR. La marque NF525, dont fait l’objet cet article, est gérée par INFOCERT pour le compte de l’AFNOR. En octroyant cette certification, cet organisme accrédité permet aux éditeurs de systèmes de caisse et d’encaissement de proposer aux commerçants comme aux restaurateurs des solutions garantissant la fiabilité des données ainsi que leur intégrité.
La seconde option est une attestation individuelle délivrée directement par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse enregistreuse suivant le modèle établi par l’administration fiscale. L’éditeur n’est autre que l’entreprise détenant le code source de la solution et maîtrisant la modification des paramètres. Ce dernier n’est pas dans l’obligation de vous fournir la certification assurant sa conformité. Il vous revient d’en faire la demande. Ce document doit être au nom de votre entreprise et indiquer la référence précise, la date d’acquisition du logiciel ainsi qu’une mention spéciale sur le respect de 4 conditions.
Quelles sont ces conditions ? Fin du suspens dans le paragraphe suivant. Vous devrez également vous engager et signer le document auprès de votre éditeur. Si ce système d’autocertification est parfaitement en règle du point de vue légal, les garanties pour les restaurateurs utilisateurs du logiciel de caisse sont moindres en cas de contrôle.
2. Que prévoit la norme NF525 ?
La certification NF525 vise à prouver que votre système de caisse respecte les conditions suivantes :
- Condition de sécurisation : le logiciel utilisé doit permettre de sécuriser les données d’origine, toutes les modifications effectuées ainsi que les pièces justificatives.
- Condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé conserve toutes les données sans possibilité de retour en arrière ou de modification. De même, toutes les corrections doivent faire l’objet d’une écriture.
- Conditions d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
- Conditions de conservation : le logiciel doit conserver les données au minimum 6 ans et les clôturer à intervalles réguliers.
Ces 4 conditions ont pour but d’empêcher la modification ou la suppression de données, une manœuvre mise en place pour réduire la fiscalité appliquée au restaurant.
Votre logiciel ou système de caisse doit également se conformer à la norme ISO 9001 relative aux exigences de qualité visant notamment à la satisfaction des clients.
Au-delà de l’obligation légale, cette certification est aussi un plus pour la gestion quotidienne de votre activité puisqu’elle facilitera considérablement le suivi et l’analyse des commandes. Elle constitue également un avantage concurrentiel et renforce la confiance de vos clients.
3. Comment reconnaître un certificat NF525 ?
Le certificat NF525 prend la forme d’un document A4 et comporte les informations suivantes :
- le numéro de certificat,
- la date,
- le nom ainsi que l’adresse de votre établissement,
- le nom du logiciel et sa version,
- le nom de l’organisme certificateur,
- et la date de validité du certificat.
En cas de contrôle, c’est ce document qui sera requis. Vous pourrez le trouver en ligne ou votre éditeur vous l’enverra sur simple demande.
Pour savoir si l’éditeur de logiciel est certifié ou non, il vous suffit de vous rendre sur le site de la marque NF525 et d’effectuer une recherche sur le nom du produit ou de l’éditeur. Plus de doute permis après cela !
4. Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?
En cas de contrôle, votre seule obligation, en tant que restaurateur, est de fournir à la direction générale des Finances Publiques (DGFiP), le certificat octroyé par un organisme tiers et accrédité (INFOCERT) ou l’attestation de conformité délivrée par l’éditeur de votre logiciel ou système de caisse. L’amende en cas de non-conformité s’élève à 7 500 euros.
Suite au contrôle de l’administration fiscale, vous aurez ensuite 60 jours pour présenter votre certificat sous peine de recevoir une deuxième amende d’un montant similaire. Des pénalités sont également appliquées jusqu’au jour de mise en conformité.
Sachez que dans les 30 jours suivant la réception de l’amende, les restaurateurs peuvent émettre des observations ou présenter une attestation de conformité valable. Si les justificatifs sollicités par l’administration sont fournis dans ce délai, alors l’amende peut être annulée.
Enfin, la présentation d’une fausse attestation, quant à elle, est un délit passible de 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende.
5. Quelle caisse enregistreuse choisir ?
La caisse tactile Innovorder, bien sûr !
La caisse enregistreuse que nous vous proposons est certifiée NF525.
Preuve en est : notre certificat !
Spoiler Alert, notre système d’encaissement n’est pas seulement conforme à la réglementation en vigueur, mais il est surtout synchronisé avec l’ensemble des solutions que nous proposons !
Grâce à son écran tactile, notre caisse est à la fois intuitive, évolutive et vous permettra de gérer vos ventes omnicanales en toute facilité afin de vous concentrer sur l’essentiel : la satisfaction de vos clients.
👉 Pour aller plus loin : découvrir le témoignage de Charlène, franchisée BCHEF.
Chez Innovorder, on considère que la caisse enregistreuse est le chef d’orchestre de votre restaurant. D’où l’importance de la choisir avec soin !
Celle que nous mettons à votre disposition vous permet notamment de :
- réceptionner l’intégralité de vos commandes, peu importe le canal utilisé (comptoir, borne, commande en ligne, commande à table via QR code, click and collect, etc.)
- centraliser la gestion des périphériques dont est équipé votre restaurant : TPE, borne de commande, monnayeur, imprimante, bipeur, douchette, tiroir-caisse, etc.
Notre caisse enregistreuse est aussi un formidable outil de pilotage puisqu’elle facilite l’analyse de vos données et vous permet de réaliser des reportings précis de votre activité pour prendre les bonnes décisions.
👉 Pour aller plus loin : Guide : comment choisir le meilleur logiciel de caisse pour son restaurant ?
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