Tout comprendre à la gestion des admissions en restauration collective

Financer des tickets-restaurant, mettre à disposition un local aménagé au sein de l’entreprise ou donner accès à un restaurant d’entreprise, voici les trois principales options facilitant la restauration de vos salariés le midi. Aujourd’hui, nous avons décidé de nous concentrer sur la troisième et plus particulièrement sur la gestion des règles de gestion en restauration collective.

Ce terme englobe, non seulement la définition du régime tarifaire, mais également de nombreux paramètres garantissant aux convives une expérience synonyme de bien-être au travail. Envie d’en apprendre davantage ? Ces quelques lignes devraient satisfaire votre curiosité. 

‍

Le paiement et le suivi des admissions

Pour gérer les droits d’entrée des salariés de manière optimale, une réflexion quant au régime tarifaire s’impose. 

Gestion du restaurant professionnel par l’entreprise elle-même

Le régime tarifaire peut varier d’un restaurant d'entreprise à l’autre :  

• Repas entièrement pris en charge par l’entreprise. 

• Repas partiellement subventionnés. 

• Repas prépayés autrement dit, les employés achètent des crédits à l’avance et les utilisent pour régler leur repas lors de leur passage en caisse. 

• Repas à la carte. Dans ce cas, le restaurant fonctionne comme un établissement commercial et les salariés paient ce qu’ils commandent plein tarif.

• Abonnement mensuel. Ici, les employés souscrivent un abonnement au mois qui couvre un certain nombre de repas et qui offre un tarif plus avantageux que celui des plats à la carte. 

• Tarification en fonction des options. Certains restaurants d’entreprise proposent des options de repas à prix fixe, où les employés paient un tarif fixe pour un repas qui peut inclure plusieurs plats, tandis que d’autres options à la carte sont disponibles à un coût supplémentaire.

• Tarification variable en fonction de l’ancienneté, du poste, de la fréquence d’utilisation du restaurant, etc. 

• Prix spécial pour les visiteurs. Si votre restaurant est ouvert aux visiteurs, vous pouvez très bien fixer une tarification plus élevée pour ces derniers. 

La politique de tarification de votre restaurant d’entreprise est en réalité un outil de gestion des ressources humaines. Cela vise à la fois à offrir des avantages aux employés, à améliorer leur qualité de vie au travail tout en les encourageant à fréquenter le restaurant d'entreprise, endroit où ils pourront créer de véritables liens avec leurs collègues. 

Gestion du restaurant d’entreprise par un tiers

Vous avez décidé de confier la gestion de votre restaurant à un tiers ? Dans ce cas précis, le prix d’un repas comprend : la redevance et l’admission, formant à eux d’eux les droits d’entrée, et l’alimentaire. Penchons-nous maintenant sur chacune de ces composantes : 

• La redevance. Pour que les employés puissent accéder au restaurant, l’entreprise s’engage à payer un montant correspondant aux charges supportées par le restaurant : gestion de l’immobilier, entretien et renouvellement du patrimoine. Cette dernière est obligatoirement prise en charge par l’entreprise. 

• L’admission couvre les charges d’exploitation supportées par le restaurant. L’entreprise est libre d’en assumer le coût total ou seulement une partie et de faire payer le delta restant aux salariés lors de leur passage en caisse. 

• L’alimentaire. Ce montant correspond au prix de vente des produits alimentaires du prestataire fournissant le restaurant. Il peut être partiellement, totalement ou ne pas être du tout pris en charge par l’employeur. 

Un exemple

Prenons l'exemple d'une entreprise qui subventionne à hauteur de 8,00€ TTC par repas.

• Les frais d'accès comprennent une redevance de 6,50€ et des frais d'admission de 5,20€, totalisant 11,70€ TTC.
• Après la subvention (11,70€ - 8,00€ = 3,70€), le salarié devra payer 3,70€ pour le droit d’entrée et pour couvrir le coût des denrées sur le plateau.

Chaque mois, une facture reprenant la redevance et le montant de participation sur l’admission et les denrées de l’ensemble des repas servis est envoyée à l’entreprise. Les salariés, quant à eux, effectuent le règlement des frais laissés à leur charge lors de leur passage en caisse via leur e-wallet ou portefeuille électronique. 

👉 Pour aller plus loin : Les deux modes de gestion en restauration collective

‍

La communication et les feedbacks

Pour vous assurer de la bonne fréquentation de votre restaurant d’entreprise, il est important de maintenir les salariés informés. Ces derniers doivent être à l’aise et donc formés au fonctionnement de ce dernier. Quelle est la politique tarifaire appliquée ? Comment recharger son badge ? Quels sont les horaires d’ouverture ? Quel est le menu ? Comment réserver ? Voilà autant d’informations que vous vous devez de communiquer efficacement aux collaborateurs afin de leur garantir une expérience fluide et agréable et d’augmenter le taux d'occupation du restaurant. 

Le restaurant propose des menus spéciaux pour certaines occasions ou organise des événements ? Soyez sûr que l’information arrive aux oreilles et aux yeux des employés, cela afin de maximiser le nombre d’admissions. 

L’information doit être descendante, mais pas uniquement. Les feedbacks des employés sont précieux pour vous, l’entreprise ou l’association à qui vous avez confié la gestion du restaurant. Ces critiques constructives vous aideront à identifier les points faibles et à continuellement améliorer le service. 

Les solutions digitales telles que IA Scan permet d'encaisser vos convives en temps réel que ce soit par carte bancaire, ticket restaurant ou badge en prenant en compte directement les règles tarifaires en vigueur.

👉 Pour aller plus loin : découvrez la présentation d'IA Scan 2e Génération

‍

Un menu tenant compte des préférences alimentaires des employés

L’un des moyens d’accroître la fréquentation de votre restaurant d’entreprise est de proposer un menu qui soit le reflet des habitudes et préférences alimentaires de vos convives. Chacun doit pouvoir y trouver son bonheur et avoir accès à des options qui varient d’une semaine à l’autre. 

La gestion des admissions passe aussi par la planification des menus et le suivi des stocks afin de disposer de tous les ingrédients nécessaires à la préparation de repas à telle ou telle heure de la journée. La planification des menus va de pair avec la gestion des horaires grâce à laquelle vous pourrez efficacement répartir les ressources, le personnel ainsi que les fournitures.  

Au-delà de la diversité des menus et du respect des restrictions alimentaires de chacun (allergies, régimes spécifiques), il vous faut également veiller à vous conformer aux règles d’hygiène et sécurité alimentaire en vigueur.

—

Vous souhaitez proposer une offre de restauration innovante dans votre restaurant d'entreprise ? Nos experts, vous accompagnent de A à Z dans votre projet de digitalisation.