Gérer un restaurant d’entreprise est un défi permanent. Tous les jours, c’est la même question : comment assurer des repas de qualité à des centaines, voire des milliers de convives par jour, en un temps limité et avec un budget serré ?
En plus, ces dernières années ont ajouté de nouvelles contraintes réglementaires et sanitaires à la profession, héritées du Covid, de l’inflation, mais aussi d’une prise de conscience globale sur l’alimentation et le gaspillage alimentaire (choix des emballages, etc.).
Alors que le secteur de la restauration collective est en pleine remise en question, nous vous proposons 9 conseils pratiques pour optimiser efficacement la gestion de votre cantine d’entreprise !
Pourquoi optimiser la gestion de son restaurant d’entreprise ?
Augmenter votre rentabilité
En tant que gestionnaire d’un restaurant d’entreprise, vos objectifs sont dans la grande majorité des cas l’équilibre budgétaire, la réduction des coûts ou encore l’augmentation de la marge de votre établissement.
Existe-t-il une solution miracle pour y arriver à coup sûr ? Pas vraiment.
C’est même plutôt l’inverse puisqu’il faut prendre en compte de nombreuses variables et faire de savants calculs, parfois complexes…
👉 Pour aller plus loin : Marge et rentabilité : tout comprendre
Mais rassurez-vous, vous allez vite voir que des solutions concrètes existent pour rentrer sereinement dans votre budget et être rentable !
S’inscrire dans une démarche de qualité
Qu’il s’agisse de vos convives, de vos équipes, de l’entreprise, de vos partenaires (et même de la planète si vous êtes un brin écolo), assurer la gestion de votre restaurant de manière optimale aura des effets bénéfiques et vertueux à long terme que vous constaterez vite vous-même.
Comment améliorer la gestion de votre restaurant collectif ?
1. Réalisez un audit
Première étape indispensable avant de commencer, réalisez un audit de votre structure pour comprendre comment fonctionne votre restaurant à l’instant T. Cet exercice vous permettra par la suite d’avoir suffisamment de hauteur pour prendre les meilleures décisions.
Pour cela :
- Visitez votre site à intervalles réguliers et à différents moments de la journée,
- Recueillez les avis de vos convives et de vos équipes, négatifs comme positifs,
- Définissez en détails vos centres de coûts,
- Analysez tous les points bloquants que vous avez pu recenser,
- Enfin, rédigez votre feuille de route avec tous les axes d’amélioration possibles, par ordre de faisabilité (coût, difficulté, délai de mise en place, etc.).
2. Tirez le maximum de votre emplacement
Une partie de Tetris, ça vous dit ?
Attention, ici l’objectif n’est pas d’entasser vos convives les uns sur les autres !
Nous vous conseillons plutôt de prendre du recul sur la disposition de votre site, des tables, des stands ou encore des buffets afin d’imaginer comment rentabiliser au mieux l’espace dans votre établissement.
Revoir la disposition de votre restaurant aura en plus un double avantage :
- Fluidifier votre parcours convives,
- Amener de la nouveauté et du changement !
3. Chouchoutez vos convives
Prenez soin de vos convives et vous serez sûr qu’ils reviendront !
Séduits par les codes de la restauration commerciale, les consommateurs attendent à présent de retrouver le même niveau de service et la même expérience client dans la restauration collective. Pour cette raison, des concepts hybrides se développent, inspirés par la restauration rapide notamment.
Par exemple, Mamie Cocotte a développé French Terroirs, restaurant d’entreprise hybride entre un food court, un restaurant traditionnel et un bar. Seule différence : les convives commandent leur repas sur des bornes de commande, ce qui rend l’expérience ludique et fluidifie le passage en caisse.
Ainsi, les salariés ne font plus la queue en caisse et passent plus de temps à table dans une ambiance cosy, digne des derniers établissements à la mode.
Autre point calqué sur la restauration rapide : French Terroirs a développé un programme de fidélité pour être sûr de voir revenir ses convives !
Enfin, pour plus de transparence, certains restaurants d’entreprises choisissent d’installer des caisses double-écran. De cette manière, les employés peuvent suivre leur consommation en direct, consulter leur solde et choisir de ne pas éditer de ticket de caisse.
4. Analysez votre budget
Si ce n’est pas l’exercice le plus facile, c’est sûrement les leçons que vous allez en tirer qui auront le plus d’impact sur la gestion de votre restaurant.
Décomposez l’état financier de votre restaurant
4 grands indicateurs suffisent à avoir un aperçu global :
- la constitution de votre chiffre d’affaires,
- les dépenses en matières premières,
- les dépenses liées au personnel,
- les frais d’exploitation.
Deux colonnes suffisent à faire apparaître vos dépenses et vos revenus pour les comparer. De cette manière, vous avez une vue immédiate de l’état de santé de votre établissement.
Calculez les ratios dépenses/chiffre d’affaires
Ce ratio, simple à calculer, permet d’évaluer rapidement la performance financière de votre restaurant d’entreprise et de prendre les bonnes décisions pour rééquilibrer votre budget le cas échéant. En définissant les bons indicateurs de performance en amont, vous gagnerez un temps précieux par la suite.
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5. Optimisez la gestion de vos stocks
En 2020, l’ADEME a estimé le coût du gaspillage alimentaire à 68 centimes par convive et par repas ! La marge de progression est donc suffisamment importante pour s’y pencher.
De plus, couplée aux prix des denrées qui explosent, la gestion de vos stocks devient rapidement une priorité pour commencer à faire de sérieuses économies sur votre budget final.
et faire de sérieuses économies sur votre budget final.
Aujourd’hui, votre restaurant est concurrencé par de nombreux acteurs, portés par le boom de la commande en ligne et le développement de la livraison notamment.
Forcément, vos convives sont plus volatiles que jamais, ce qui rend votre gestion des stocks encore plus difficile.
👉 Pour aller plus loin : 8 conseils pour éviter le gaspillage alimentaire en restauration
6. Faites le tri dans vos fournisseurs et partenaires
Vos fournisseurs d’énergie
Invariablement la transition écologique vers des énergies vertes fait grimper les prix de l’énergie. Cela dit, tous les fournisseurs ne se valent pas et depuis que le marché de l’énergie est ouvert à la concurrence, certains prestataires proposent des abonnements plus intéressants que la concurrence.
Si vous êtes un client historique, faites jouer votre ancienneté auprès de votre fournisseur pour renégocier votre contrat. Sinon, il est temps de chercher moins cher ailleurs !
Vos fournisseurs alimentaires
Avec l’inflation et la hausse des prix généralisés, certains produits augmentent plus vite que d’autres… En conséquence, passer en revue sa liste de fournisseurs et garder un œil sur la concurrence peut s’avérer payant à long terme et offrir de belles économies.
De même, les denrées importées qui autrefois étaient abordables deviennent progressivement plus chères que des marchandises produites localement. Ainsi, se tourner vers des producteurs locaux et de saison prend encore plus de sens si l’on ajoute la hausse des coûts du transport et de l’énergie à l’équation !
Vos prestataires techniques
Votre matériel de cuisine est vieillissant ? Vos caisses et votre logiciel de gestion manquent de fonctionnalités et datent d’un autre temps ? C’est peut-être le moment de se tourner vers de nouveaux prestataires !
Ces dernières années, l’innovation s’invite de plus en plus en salle et en cuisine pour mettre le digital là où il faut. Qu’il s’agisse de robots-cuiseurs intelligents, de caisses connectées, de scans plateaux ou encore d’écrans de production destinés à simplifier et fluidifier l’organisation des équipes, des solutions complètes répondent aux besoins spécifiques à chaque structure.
👉 Pour aller plus loin : Découvrez notre webinaire animé par des experts de la restauration collective "L'IA au service de la restauration collective"
Et si l’investissement de départ peut faire peur, sachez que ces prestataires proposent des offres en leasing ou par abonnement pour échelonner les paiements.
👉 Pour aller plus loin : Comment choisir le logiciel de caisse de son restaurant
7. Prenez soin de votre personnel
Si vous en doutiez, ce sont les équipes qui travaillent dans les meilleures conditions qui sont les plus performantes sur le long terme.
Pour vous assurer que vos équipes restent motivés, il existe quelques règles de management à ne pas sous-estimer :
- Assurez-vous que votre personnel a bien été recruté et formé au poste qu’il occupe, que ses objectifs sont clairs et ses missions bien définies.
- Mettez l’accent sur la formation continue, l’apprentissage est un facteur de succès considérable pour évoluer et rester motivé.
- Ne faites pas l’impasse sur le relationnel : vous serez surpris de la puissance d’un discours positif et mobilisateur, d’un simple merci ou encore d’un bravo. Montrez la direction et le bon exemple à vos collaborateurs et ils vous suivront !
- Enfin, ne négligez pas la qualité de leur équipement. Que ce soit les fournitures du restaurant ou les solutions digitales (caisse, écran de production, etc.), un équipement de qualité permet de faire un travail de qualité.
👉 Pour aller plus loin : 9 astuces pour trouver du personnel en restauration
8. Définissez une organisation stricte
Avec des rushs très intenses tous les jours sur les mêmes créneaux, la restauration d’entreprise est une histoire de seconde.
Pour n’en perdre aucune, une organisation millimétrée est indispensable !
Listez toutes les fonctions nécessaires au bon fonctionnement du restaurant puis créez un organigramme clair pour évaluer les postes en doublon ou les postes en souffrance.
Ensuite, mettez en place des rituels, comme des réunions d’équipe hebdomadaires pour motiver vos équipes, recueillir leurs retours terrain, résoudre les points bloquants et partager les bonnes pratiques. L’objectif : inscrire votre organisation dans une dynamique d'amélioration continue.
Enfin, définissez avec vos équipes des plannings acceptés par tous, afin de souffrir le moins possible de retards ou d’absences de dernière minute.
9. Faites de la veille en permanence
Comme vous, de nombreux professionnels de la restauration collective réfléchissent jour après jour à la manière de rendre la pause déjeuner de leurs convives conviviale, équilibrée, tout en rentrant dans leur budget et en prenant soin de leurs équipes.
A cet égard, suivez ce que proposent vos prestataires les plus innovants. Gardez un œil sur la concurrence, tenez-vous informé des dernières tendances et vous serez ainsi en mesure de proposer le meilleur service au meilleur prix !
👉 Pour aller plus loin : Les tendances à suivre dans la restauration
