Vous êtes à la tête d’un restaurant ? Sachez que disposer d’une caisse enregistreuse conforme aux normes en vigueur n’est pas seulement une question de bon sens, c’est une obligation légale. En 2025, les exigences se renforcent et il devient crucial de s’assurer que votre solution de caisse respecte bien toutes les règles en place. Découvrons ensemble pourquoi c’est essentiel et comment vérifier la conformité de votre matériel.
Depuis la loi antifraude à la TVA de 2018, les commerçants assujettis à la TVA ont l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse conforme. Les professionnels de la restauration, de la boulangerie, du commerce de détail et d’autres secteurs doivent donc s’assurer que leur solution de caisse est bien certifiée.
Jusqu’en 2025, les éditeurs de logiciels de caisse avaient deux possibilités : obtenir une certification officielle délivrée par un organisme accrédité (Afnor NF525 ou LNE) ou fournir une attestation d’auto-certification. Toutefois, la loi de finances 2025, adoptée le 5 février, supprime cette seconde option. Dès 2026, seuls les logiciels certifiés par un organisme accrédité seront autorisés. Anticipez dès maintenant ! Assurez-vous que votre logiciel de caisse est conforme aux nouvelles exigences pour éviter toute mise en infraction.
Utiliser une caisse enregistreuse non conforme expose votre établissement à de lourdes sanctions financières. En cas de contrôle fiscal, l’absence d’un logiciel certifié peut entraîner une amende de 7 500 € par caisse non conforme, avec obligation de mise en conformité sous 60 jours. Le risque que cela nuise à votre réputation et impacte votre activité est aussi à prendre en compte.
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Cette certification, délivrée par l’AFNOR, atteste qu’un logiciel de caisse respecte les principes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Elle reste un repère clé pour choisir une caisse enregistreuse conforme.
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Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) délivre également une certification garantissant la conformité d’un logiciel de caisse aux exigences légales. Comme la NF525, elle assure que les transactions ne peuvent pas être modifiées sans traçabilité.
La première étape consiste à demander à votre fournisseur si votre logiciel de caisse est certifié NF525 ou LNE et lui réclamer une attestation de conformité délivrée par un organisme tiers accrédité (papier ou numérique) que vous pourrez présenter en cas de contrôle. Ces labels constituent une garantie de conformité et permettent d’éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle.
Un logiciel de caisse conforme doit inclure plusieurs fonctionnalités essentielles :
Les transactions doivent être enregistrées de manière à ne pas pouvoir être modifiées sans justification. Cela évite toute tentative de fraude.
Chaque transaction doit être sécurisée et tracée, afin de garantir une transparence totale sur les flux financiers.
Les données doivent être archivées de manière structurée et sécurisée, avec la possibilité de les restituer en cas de contrôle fiscal.
La loi impose de conserver les données pendant une durée minimale de 6 ans. Un logiciel conforme garantit cette conservation dans des conditions optimales.
À noter : Une caisse enregistreuse dite « permissive » est une caisse qui permet de modifier ou de supprimer des transactions sans traçabilité. Ce type de pratique est strictement interdit par la loi, car il favorise la fraude fiscale représentant 17 milliards d’euros chaque année, selon un rapport publié le 20 novembre par l’ONG Tax Justice Network.
En cas de doute, vous pouvez parfaitement faire appel à un organisme certificateur ou à un expert en fiscalité pour analyser votre solution de caisse et vous assurer qu’elle est conforme aux exigences en place.
👉 Pour aller plus loin : Pourquoi la certification de votre caisse enregistreuse est essentielle ?
Vérifiez dès à présent auprès de votre éditeur de caisse s’il est auto-certifié ou s’il possède une certification officielle. Si un changement de caisse enregistreuse est nécessaire pour respecter la réglementation, renseignez-vous sur les éditeurs proposant des logiciels certifiés. Attention, tous ne disposent pas d’une certification officielle.
Le logiciel de caisse Innovorder est certifié NF525 depuis 2016. Contactez-nous pour découvrir nos logiciels de caisse certifiés NF525 et être en règle avant la date limite.
