La gestion des encaissements est une composante essentielle du bon fonctionnement de votre restaurant. Depuis 2018, la réglementation impose aux restaurateurs d’utiliser un logiciel ou un système de caisse conforme, afin de lutter contre la fraude à la TVA et garantir une transparence fiscale. Mais comment choisir la bonne certification pour votre caisse enregistreuse ? Deux principales options s’offrent à vous : la norme NF525 et la certification LNE. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la certification est indispensable et nous comparons ces deux normes pour vous aider à faire le bon choix.
Saviez-vous que depuis le 1er janvier 2018, il est obligatoire d’avoir recours à un logiciel ou un système de caisse conforme pour lutter contre la fraude à la TVA ? Cette obligation fait partie de la loi de finances 2016 (article 88 de la loi n° 2015-1785) et impose aux commerçants, comme vous, d’utiliser une solution garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de caisse.
L’objectif ? Empêcher la dissimulation de recettes et assurer une transparence totale vis-à-vis de l’administration fiscale. Pour vous conformer à la loi, deux certifications majeures s’offrent à vous : la norme NF525 et la certification LNE. Mais laquelle choisir pour votre établissement ? Voyons cela plus en détail.
Ne pas utiliser une caisse enregistreuse certifiée, c’est s’exposer à des sanctions lourdes. En cas de contrôle fiscal, si votre système de caisse n’est pas conforme, vous risquez une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, avec une obligation de mise en conformité sous 60 jours.
Au-delà de la contravention, l’absence de certification peut entraîner des redressements fiscaux et générer une certaine défiance de la part des clients et partenaires. La certification est donc une garantie de sécurité et de conformité, autant pour vous que pour votre clientèle.
Si vous encaissez des paiements en espèces ou par carte bancaire, vous êtes concerné. Qu’il s’agisse d’un restaurant gastronomique, d’une brasserie, d’une cantine d’entreprise, d’un fast-food ou d’un food truck, votre activité entre dans le champ d’application de la loi.
👉 Pour aller plus loin : Pourquoi la certification de votre caisse enregistreuse est essentielle ?
La certification NF525 est délivrée par l’AFNOR aux éditeurs de logiciels de caisse et atteste que ces logiciels respectent les critères :
Un logiciel ou système de caisse certifié NF525 affiche le logo NF525 et le fabricant doit pouvoir fournir un certificat d’authenticité ou attestation individuelle. Ce document vous servira de preuve en cas de contrôle fiscal. Pensez donc à le demander à votre fournisseur.
Votre logiciel doit répondre aux exigences de l’AFNOR. Les fournisseurs de caisses doivent faire valider leur système par un organisme certificateur. Cette certification est payante, le coût variant en fonction des fournisseurs, et doit être renouvelée tous les ans.
👉 Pour aller plus loin : Tout comprendre à la norme NF525 en 5 points
Chez Innovorder, nous avons fait le choix d’assurer à nos clients une conformité totale avec la réglementation en vigueur. Toutes nos caisses enregistreuses sont certifiées NF525, garantissant ainsi l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données conformément aux exigences légales. En optant pour une caisse Innovorder, vous bénéficiez d’une solution fiable, reconnue et conforme aux obligations fiscales, vous permettant d’exercer votre activité sereinement et sans risque de sanction.
👉 Pour aller plus loin : En savoir plus sur les caisses Innovorder certifiées NF525
La certification LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) repose sur les mêmes principes que la NF525. Elle assure la conformité des caisses enregistreuses aux exigences fiscales.
Comme pour la NF525, votre fournisseur doit vous remettre une attestation individuelle mentionnant des éléments clés, tels que la date d’émission, le numéro de certificat, et la conformité aux exigences légales. Les systèmes certifiés par le LNE affichent un marquage distinctif.
C’est votre fournisseur qui doit obtenir cette certification. Elle implique un audit technique et administratif et a un coût variable.
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Les certifications NF525 et LNE répondent aux mêmes exigences légales et garantissent la conformité des logiciels de caisse avec la réglementation fiscale. Il existe cependant quelques différences entre ces deux approches. Voici un comparatif pour vous aider à faire le bon choix.
Retenez de cet article qu’il ne faut prendre aucun risque inutile avec l’administration fiscale. Assurez-vous que votre caisse enregistreuse est bien certifiée NF525 ou LNE pour éviter toute sanction et garantir une gestion transparente de vos transactions. Pensez donc systématiquement à demander une attestation individuelle à votre fournisseur et à vous informer régulièrement sur les mises à jour réglementaires. Une caisse certifiée, c’est avant tout une tranquillité d’esprit pour vous concentrer sur l’essentiel : offrir la meilleure expérience possible à vos clients.
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