Les terminaux de paiement électronique plus communément appelés TPE sont des outils essentiels pour les restaurateurs, facilitant les transactions par carte bancaire. Leur acquisition et leur maintenance impliquent cependant des coûts significatifs qui méritent une analyse approfondie. Dans cet article, nous explorerons les différents aspects financiers liés aux TPE, ainsi que des stratégies pour réduire ces dépenses.
Un TPE, qu’est-ce que c’est ?
Un terminal de paiement électronique (TPE) est un appareil utilisé par les commerçants et les restaurateurs pour traiter les paiements par carte bancaire. Il permet de lire les cartes, de vérifier les informations bancaires et d’autoriser les transactions, assurant ainsi un règlement sécurisé et rapide pour les clients. Il en existe différents modèles :
- TPE fixe : Connecté à une ligne téléphonique ou à Internet.
- TPE portable : Fonctionne en Wi-Fi ou Bluetooth, particulièrement adapté aux restaurants permettant ainsi que les paiements soient effectués à différents endroits.
- TPE mobile : Ces petits appareils compacts et portables se connectent à un smartphone ou une tablette via Bluetooth. Grâce à une application dédiée, votre appareil mobile se transforme en caisse enregistreuse. Ils utilisent la connexion Internet (Wi-Fi ou 4G/5G) de votre téléphone pour traiter les paiements.
- TPE intégré : Intégré directement dans un système de caisse enregistreuse, offrant une solution tout-en-un pour les grandes surfaces ou les commerces avec des flux de transactions élevés.
Quels sont les coûts d’acquisition d’un TPE ?
Mais alors, combien coûte l’achat d’un TPE ?
Prix d’achat d’un TPE
L’investissement initial pour l’achat d’un TPE varie en fonction du modèle et des fonctionnalités choisies.
Types de TPE :
- TPE fixe : entre 150 € et 400 €,
- TPE portable avec imprimante : entre 130 € à 250 €,
- TPE portable sans imprimante : entre 30 € et 80 €,
- TPE mobile (mPOS) : de 1 € à une trentaine d’euros.
Fonctionnalités :
- Impression de reçus,
- Connectivité (fixe ou mobile),
- Compatibilité avec plusieurs moyens de paiement (portefeuille électronique),
- Possibilité d’intégration avec un système de point de vente (ou POS),
- Possibilité d’effectuer des remboursements,
- Possibilité de synchroniser des mises à jour logicielles.
Le prix d’un modèle haut de gamme avec des fonctionnalités avancées comme l’acceptation des paiements sans contact et les intégrations logicielles peut largement dépasser ce budget et atteindre 1000 euros.
Coût de location d’un TPE
Vous souhaitez éviter un investissement initial élevé ? Dans ce cas, la location d’un TPE peut être une alternative intéressante. Les frais de location, entre 15 à 50 € mensuels, sont généralement facturés au mois et incluent parfois des frais supplémentaires pour la maintenance et le service technique. Cette option est particulièrement pertinente pour les nouvelles entreprises, les établissements ayant des besoins saisonniers ou les restaurateurs se déplaçant sur un festival ou un salon par exemple.
Est-il plus avantageux de louer ou d’acheter un TPE ?
Entre acheter et louer un TPE votre coeur balance ? Voici quelques arguments qui devraient vous aider à vous décider.
Avantages de la location
La location d’un TPE :
- réduit les coûts initiaux,
- offre une certaine forme de flexibilité pour bénéficier d’équipements plus récents, avec la possibilité de les échanger au gré de vos besoins et des avancées technologiques,
- permet de s’engager sur un temps plus court,
- inclut généralement des services de maintenance et de support technique, ce qui peut réduire les coûts opérationnels.
Avantages de l’achat
L’achat d’un TPE peut être plus rentable sur le long terme. Une fois le terminal payé, les seuls coûts récurrents sont ceux de la maintenance et des frais de transaction. Cela peut représenter une économie significative sur plusieurs années.
Qu’est-ce que les frais de transaction d’un TPE et comment sont-ils calculés ?
Les frais de transaction comprennent les commissions prélevées par les banques ou les processeurs de paiement pour chaque opération effectuée via le TPE. Ces frais peuvent être fixes, basés sur un pourcentage du montant de la transaction (de 0,5 % à 2,5 %), ou une combinaison des deux. Par exemple, une transaction peut coûter 0,1 € plus 1,5 % du montant total de la transaction.
Sachez que les frais de transaction générés par un paiement en carte de débit sont souvent moins élevés que ceux des cartes de crédit, commerciales ou internationales, les risques et les coûts de traitement associés à ces dernières étant plus importants.
Comment réduire les frais de transaction liés à un TPE ?
Maintenant que vous avez pris connaissance des coûts inhérents à l’achat, la location et l’utilisation d’un TPE, une question cruciale se pose : quelles sont les stratégies à adopter pour réduire les frais de transaction ?
Négocier avec ses fournisseurs
La négociation des taux de transaction avec les fournisseurs de services de paiement (acteurs historiques et fintech) peut permettre d’obtenir des conditions plus favorables. Il est généralement possible de négocier des tarifs plus avantageux en fonction du volume de transactions, et ce, aussi souvent que votre chiffre d’affaires augmente. Avant de vous engager, pensez donc à comparer différentes offres et utiliser votre volume de transactions comme levier pour profiter de meilleurs taux.
Optimiser son volume de transactions
Augmenter le volume de transactions peut parfois conduire à des réductions de frais, car certains fournisseurs offrent des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’opérations mensuelles.
Effectuer une maintenance régulière
La maintenance préventive est d’une grande utilité puisqu’elle aide à éviter les pannes coûteuses et à prolonger la durée de vie du terminal.
Utiliser des technologies alternatives
Explorer des technologies telles que les paiements par smartphone (NFC, QR codes) peut réduire les dépendances vis-à-vis des TPE traditionnels et potentiellement diminuer les coûts de transaction. Ces technologies ont aussi le mérite d’offrir une expérience client fluide et moderne.
👉 Pour aller plus loin : 5 critères pour choisir le meilleur TPE pour un fast-food
Quels sont les coûts liés à l’utilisation d’un TPE ?
Vous savez désormais que des frais de transaction seront à prévoir, mais il y a-t-il d’autres dépenses auxquelles vous n’auriez pas pensé ?
Frais de maintenance préventive et curative
La maintenance d’un TPE comprend des aspects préventifs (mises à jour logicielles régulières) et curatifs (réparations en cas de dysfonctionnement). Les coûts associés dépendent de la complexité du problème et de la durée de l’intervention.
Certains fournisseurs proposent des contrats de maintenance étendus qui peuvent couvrir une partie ou la totalité des frais de réparation et de remplacement des pièces défectueuses. Ces contrats coûtent généralement entre 10 et 30 € par mois, en fonction des services inlus. Ils vous offrent une tranquillité d’esprit en garantissant un support technique constant et la disponibilité des pièces de rechange.
Frais d’installation
L’installation d’un TPE peut également générer des coûts supplémentaires, notamment si des ajustements ou des configurations spécifiques sont nécessaires pour s’adapter à vos besoins. Ces frais peuvent inclure la mise en place de la connexion réseau et l’intégration avec les systèmes de gestion existants. En moyenne, les frais d’installation peuvent varier entre 50 et 200 €.
Frais de connexion
Certains TPE nécessitent une connexion Internet ou un abonnement spécifique pour fonctionner, ce qui peut ajouter des coûts mensuels supplémentaires. Nous vous conseillons donc d’inclure ces frais dans votre budget global pour éviter toute mauvaise surprise.
Coûts de mise à jour et d’obsolescence
Les mises à jour logicielles et technologiques sont essentielles pour maintenir la sécurité et la compatibilité de votre dispositif avec les nouvelles normes de paiement, entraînant parfois des frais supplémentaires. Gardez également à l’esprit que les TPE peuvent devenir obsolètes avec le temps, nécessitant des remplacements ou des mises à niveau coûteuses.
Autres coûts indirects
Des frais administratifs ou des coûts imprévus liés à l’utilisation quotidienne du TPE peuvent aussi venir alourdir la facture. On pense notamment aux frais de formation du personnel ou aux coûts de papier pour les reçus. Avez-vous songé à le prendre en compte dans le calcul de votre budget ?
Cette liste est non-exhaustive alors n’hésitez pas à demander directement à votre fournisseur le récapitulatif de tous les coûts engendrés par l’achat ou la location de votre TPE.
Quelles sont les alternatives aux TPE pour les paiements en restauration rapide ?
Le paiement sans contact
Le paiement sans contact permet à vos clients de régler leurs achats en approchant simplement leur carte bancaire ou leur smartphone près d'un terminal équipé de la technologie NFC. Cela simplifie et accélère le processus de paiement, tout en offrant une solution sécurisée.
SoftPOS et Tap to Pay : qu'est-ce que c'est ?
Le SoftPOS (Software Point of Sale) est une technologie qui transforme les appareils mobiles, tels que les smartphones et tablettes, en terminaux de paiement. Cela vous permet d'accepter des paiements sans contact, éliminant ainsi le besoin d'un TPE physique. Le Tap to Pay est une fonctionnalité de SoftPOS qui permet à vos clients de payer simplement en posant leur carte ou leur appareil compatible sur votre appareil.
Les caisses sans TPE
Nos caisses de dernière génération, comme les modèles Move et Nano, intègrent la technologie SoftPOS. Elles vous permettent d'accepter les paiements directement sur votre caisse sans passer par un TPE, offrant une solution tout-en-un pour l'encaissement et la gestion des transactions.
Les bornes intégrant le sans contact
Les bornes de commande équipées de la technologie SoftPOS permettent à vos clients de passer et régler leurs commandes de manière autonome. Elles acceptent les paiements sans contact, offrant une expérience client fluide et rapide, idéale pour les restaurants à forte affluence.
Le paiement en ligne
En parallèle, les solutions de paiement en ligne gagnent en popularité. Vous pouvez désormais proposer des QR codes permettant à vos clients de commander et payer directement à table via leur téléphone. De plus, le service de click & collect permet à vos clients de précommander leurs repas et payer en ligne puis de récupérer leur commande dans votre restaurant, évitant ainsi les files d'attente et facilitant la gestion des pics de fréquentation.
💡 Le saviez-vous ? Chez Innovorder, toutes nos solutions SoftPOS (caisses et bornes de commande) sont compatibles avec IO Pay, notre solution de paiement dédiée. Pourquoi choisir IO Pay ? Pour n'avoir qu'un seul et unique prestataire pour vos solutions d'encaissement et de paiement, avec toutes vos données parfaitement synchronisées, simplifiant ainsi la gestion de votre établissement.
Les TPE offrent une commodité indéniable pour les restaurateurs, mais ils nécessitent une gestion financière rigoureuse pour en minimiser les coûts. En analysant attentivement les coûts d’acquisition, de maintenance et de transaction et en explorant des alternatives innovantes, vous parviendrez à optimiser votre investissement tout en améliorant sa rentabilité à long terme.
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