Une erreur de caisse peut s’expliquer de bien des manières, mais le résultat est toujours le même : vous vous arrachez les cheveux au moment de faire votre compta. Alors, autant les limiter !
Pour vous épargner cela et surtout pour faciliter le suivi et le pilotage de votre activité, Innovorder a planché sur le sujet. Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour éviter les erreurs de caisse dans votre restaurant afin de gérer votre activité sereinement.
L’erreur de caisse
L’erreur de caisse, la bête noire de tout restaurateur, mérite bien que l’on s’y attarde quelques minutes. Définition, causes, sanctions, vous saurez tout !
Définition
Commençons cet article par la base, la définition de l’erreur de caisse au sens comptable du terme. Il s’agit tout simplement d’un écart entre le solde de caisse théorique et le solde de caisse réel. Cette différence peut s’expliquer de deux façons : un vol ou une erreur d’encaissement.
Vous détecterez ce décalage au moment de la clôture de caisse grâce au Z de caisse, un document récapitulant les ventes de la journée et le chiffre d’affaires réalisé. Si le montant du Z de caisse et celui présent dans la caisse diffèrent alors, il y a erreur de caisse que vous devrez intégrer à vos rapports comptables, en crédit de compte pour les erreurs positives et en débit de compte pour les erreurs négatives.
Les causes
Que l’erreur de caisse soit due à un vol ou à une mauvaise manipulation lors de l’encaissement, celle-ci est toujours imputable à un être humain.
Elle peut être en faveur de l’entreprise lorsque le montant encaissé est plus élevé que le produit vendu, mais elle peut aussi en faveur du client. Le responsable de caisse peut très bien avoir oublié de facturer un des produits consommés, avoir inscrit un mauvais montant ou avoir rendu une somme trop importante pour un paiement en espèces.
Responsabilité des erreurs de caisse
Lors de la vérification quotidienne des caisses, en cas de constat d'une erreur, il est important de déterminer la responsabilité. Toutefois, les restaurateurs ne peuvent pas légalement retrancher le montant manquant du salaire de leurs employés, ni compenser cette perte avec les pourboires. Les erreurs de caisse peuvent avoir plusieurs origines et ne sont pas forcément imputables aux employés. Il est donc illégal de faire supporter ces pertes aux employés, ce qui pourrait exposer l'employeur à des risques légaux.
Néanmoins, si des preuves concrètes et officielles démontrent que l'erreur de caisse résulte d'un acte volontaire, cela constitue une faute professionnelle ou une négligence grave. Dans une telle situation, des actions disciplinaires, y compris le licenciement de l'employé, peuvent être envisagées. Selon la gravité et le montant concerné, il pourrait être nécessaire de faire intervenir les forces de l'ordre. En fonction des preuves et de la sévérité de l'acte, une plainte pourrait également être déposée.
Les sanctions
Si les erreurs de caisse se répètent ou si le montant est élevé et impacte de manière conséquente les finances de votre établissement, voici les sanctions que vous pourrez appliquer :
- adresser à l’employé fautif un avertissement écrit ou un blâme que vous devrez lui faire parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document est valable pendant 3 ans.
- le rétrograder dans la hiérarchie de votre établissement ou le muter,
- procéder à une mise à pied disciplinaire,
- le licencier pour insuffisance professionnelle ou pour faute grave en cas de vol constaté.
Vous ne devez en aucun cas opter pour une sanction pécuniaire. Le Code du travail interdit strictement à l’employeur de baisser le salaire d’un employé ou de déduire de sa paie le montant de l’erreur.
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Les solutions pour éviter les erreurs de caisse
Pour éviter les erreurs de caisse ou du moins réduire leur nombre, vous pouvez agir de diverses manières. Nous les avons listées pour vous !
Les équipements pour limiter les erreurs de caisse
La caisse enregistreuse
Le meilleur moyen d’éviter les erreurs de caisse est de se tourner vers une caisse enregistreuse tactile comme celle qu’Innovorder a développée. Celle-ci est certifiée NF525 et respecte donc les conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, d’archivage et de conservation répondant à la loi anti-fraude à la TVA. Cela facilite le contrôle des manipulations ainsi que la sécurité de votre caisse. Elle simplifie également la gestion et l’analyse de votre activité en tant que restaurateur.
Ce type de solutions d’encaissement vous permet de considérablement réduire le risque d’erreurs lors du rendu de la monnaie ou de l’encaissement des produits. Les tarifs de ces derniers sont enregistrés dans le logiciel de caisse. Vous limitez ainsi que quiconque se trompe de prix au moment de la facturation. Quand les clients payent en espèces, le montant à rendre est clairement indiqué sur l’écran de la caisse enregistreuse tactile.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, la caisse Innovorder facilite déjà la vie de centaines de restaurateurs.
"Mes managers apprécient de pouvoir fermer facilement la caisse le soir grâce la fonction auto-vérification de la caisse". Anthony, franchisé Ankka à Grenoble
👉 Pour en savoir plus : Découvrir le caisse enregistreuse Innovorder
Le monnayeur automatique
Même avec le meilleure système de caisse enregistreuse, une faute est vite arrivée. Il se peut que l’un de vos collaborateurs ou vous-même, confondiez deux pièces ou rendiez un billet au lieu de deux.
Pour éviter ce genre de déconvenues, il est possible d’installer un monnayeur automatique. Ainsi, lorsque le client paie en espèces, il insère ses pièce(s) et/ou billet(s) dans l’appareil qui lui rend ensuite la monnaie sans qu’aucun argent liquide n’ait été manipulé par l’employé derrière la caisse.
Une fois mis en place, cet outil devient parfaitement indispensable, surtout si votre clientèle a l’habitude de payer en espèces comme c’est le cas dans les fast food et les boulangeries.
Autre point positif, avec un monnayeur automatique, vos salariés sont moins stressés et peuvent se concentrer sur les clients.
"Comme mon monnayeur est synchronisé à ma caisse, toutes mes opérations sont comptabilisées sans erreur en fin de journée et je gagne 30 minutes par jour sur l'ouverture et la fermeture de la caisse." Peggy Garnier, franchisée BCHEF à Perpignan
👉 Pour en savoir plus : Découvrir le témoignage de Peggy dans notre livre blanc dédié à la franchise BCHEF
Les moyens de paiement à privilégier
Moins il y a de manipulation d’argent et de personnes impliquées, plus le risque d’erreurs de caisse sera faible. Une des solutions est donc de privilégier le paiement par carte ou par téléphone.
Vous pouvez parfaitement inciter vos clients à délaisser le règlement en espèces au profit de moyens de paiement moins risqués d’un point de vue comptable comme :
- le paiement à table via QR code est aussi à envisager pour que votre clientèle soit moins tentée de sortir son portefeuille,
- la borne de commande facilite le paiement par carte ou par téléphone et permet aussi d'encaisser plus de clients.
Le personnel
Comme précisé au début de cet article, les erreurs de caisse sont systématiquement le fait d’une personne. Vous pouvez donc agir à ce niveau pour les éviter.
Vous pouvez commencer par limiter le nombre de personnes pouvant effectuer les encaissements. Pensez ensuite à assigner la responsabilité d’une caisse à un employé précis pour éviter que n’importe quel employé s’en empare. Veillez également à bien répartir les rôles afin que chaque salarié gère sa propre caisse.
En responsabilisant votre personnel et en évitant qu’un trop grand nombre de collaborateurs manipule l’argent, vous diminuez la probabilité de vous retrouver avec des écarts entre le fonds de caisse réel et attendu en fin de journée.
La formation du personnel au logiciel de caisse est aussi cruciale. La maîtrise de l’outil réduira drastiquement le risque de mauvaises manipulations.
Vous pouvez aussi personnaliser les accès de votre caisse. En créant des comptes d'opérateurs de caisse, vous pouvez attribuer des rôles à chacun :
- annulation des commandes,
- modification du catalogue,
- clôture des rapports, etc.
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Faites-vous accompagner par un expert pour équiper votre établissement du logiciel de caisse ou du monnayeur automatique le plus adapté à vos besoins.
